不管是什么活動策劃方案都必須包含應(yīng)急預(yù)案，只有提前對突發(fā)事件有預(yù)案才能在發(fā)生時不至于手足無措，一般應(yīng)急預(yù)案包含的內(nèi)容有正確有效的溝通、現(xiàn)場秩序應(yīng)急措施，對天氣和交通工具的安排應(yīng)急等等，下面詳細介紹活動策劃突發(fā)事件應(yīng)急內(nèi)容有哪些？

1、錯誤的溝通

這可能是經(jīng)驗不足的活動計劃者常犯的錯誤，并且不惜一切代價避免。錯誤的溝通(例如溝通不暢或沒有溝通)會帶來災(zāi)難。溝通不暢通常是由于缺乏對細節(jié)的關(guān)注，尤其是在涉及活動清單時。與內(nèi)部活動團隊和供應(yīng)商之間進行有效溝通至關(guān)重要。雖然您不想對每個人進行微觀管理，但您確實需要知道誰在做什么以及何時進行操作，以確保每個人都知道對他們的期望并遵守分配的時間表。

2、對現(xiàn)場秩序的應(yīng)急措施

對于戶外活動的舉辦，首先與當?shù)毓膊块T取得聯(lián)系，以便得到他們的許可與支持?？紤]到活動可能會吸引大量過往群眾的圍觀，提前與保安部及物管公司保衛(wèi)人員進行協(xié)商，活動當天對現(xiàn)場隨時進行有效的疏導(dǎo)、監(jiān)管，若出現(xiàn)擁擠等秩序混亂局面，迅速增加保衛(wèi)力量，對混亂場面予以控制;若情況嚴重，及時與公安部門聯(lián)系。

3、對天氣因素的應(yīng)急措施

首先應(yīng)該事前做好準備，查看活動當日天氣預(yù)報。如果天氣預(yù)報表明當天有雨，應(yīng)該將活動場地定在室內(nèi)。若活動開始之前突然降雨，即啟動備選方案。邀請所有到場人士進入室內(nèi)，為各位安排香檳酒會，禮儀小姐引領(lǐng)嘉賓參觀現(xiàn)場，節(jié)目也盡量在室內(nèi)進行。同時，準備少量雨傘供嘉賓使用。

4、交通工具不足

您確定為安排代表與演示者往返活動而組織的交通工具是否足夠?在活動開始前的幾周內(nèi)以及活動當天檢查入住情況，以確保充分滿足所有交通要求。您需要考慮突發(fā)活動。如果活動當天早上發(fā)生故障，會發(fā)生什么情況?您有其他交通工具嗎?

5、缺乏清晰的標牌

對于那些參加特殊活動的人來說，沒有什么比讓他們對下一次演講的舉行地點感到困惑感到沮喪。通過確保您顯示易于閱讀和理解的適當標志來避免這種情況。比起冒著迷失參與者并不斷問路的風險，過度投入并有太多標牌。

6、現(xiàn)有員工不足

在您舉辦特殊活動的那一天，您可能會與大量與會者打交道。不要僅僅依靠一兩個人來處理與會代表的問題或疑慮。確保您有足夠的與會者人數(shù)，并且更重要的是，確?；顒佑媱潏F隊和供應(yīng)商提供的人員之間有足夠的活動人員。

7、防火應(yīng)急措施

鞭炮、禮炮或其他因素都有可能引起火災(zāi)或爆炸事故，消防部門和物業(yè)管理公司提前作好準備。若火災(zāi)發(fā)生，迅速引導(dǎo)人群安全退離，采取滅火策略?；馂?zāi)若無法控制，總負責人立即與當?shù)叵狸犅?lián)系，同時主辦人員負責對現(xiàn)場秩序的控制與協(xié)調(diào)。

8、電源應(yīng)急措施

提前準備好備用電源，同時與電控部門協(xié)商，作好一切準備。若突然斷電，則啟用備用電源，或使用商場電源和音響設(shè)備。

9、現(xiàn)場布置的應(yīng)急措施

任何現(xiàn)場靜態(tài)的布置、裝飾出現(xiàn)掉落、損壞等情況，工程部人員迅速予以修補，將其恢復(fù)原貌，若無法補救，及時清理，確保活動順利進行。如果影響到活動的進展，例如舞臺坍塌等嚴重事件，就需要迅速將臺上貴賓引領(lǐng)到臺下，將鋪用地毯作為臨時主席臺。